とくにテーマなし 経理あれこれ

経理職がテレワーク導入について真剣に考えてみた。実をいうと今すぐにやりたい。

投稿日:2017年11月20日 更新日:

なぜ今テレワークなのか?

と最初に投稿したのは、はや3年前・・・

「東京オリンピックが来るよ!日本でもテレワークの時代が来るよ!新しい働き方を考えてみよう!」と、当時は想像で記事を書いていました。

アフターコロナと経理のこと

当記事へのアクセスは今年1月ごろからジワジワを増え始めてきて、やはり3月から4月ごろがアクセスもピークでした。

現在、コロナは収束しつつありますが、テレワークの今後については「新しい生活様式」における働き方として日本で本格的に定着するかどうかの岐路に来ており、経理職の方々におかれましても、この動向に強い関心をお持ちの方は多いと思います。

アフターコロナを見越した経理の記事も最近よく見かけるようになりました。ただ中身を読むと、紙の請求書を無くして電子化しよう!というありきたりな内容ばかりです。(電子化は発行する側は楽ですが、受け取る側は結構な手間がかかるんですが・・・)

経理という仕事の在り方は確実に変わっていくのだと思います。経理担当者はこれからは伝票整理や仕訳伝票入力のような業務から解放されて、より付加価値の高い仕事に従事し、仕事の評価が時間でなく成果となり、最終形態としては特定高度専門業務の対象となって月に2週間しか働かなくても給料は満額貰えるというバラ色の時代が来ないとも限りません。(・・・経理って異様にヒマな時ありますから・・)

 

さすがにそこまではいかなくても、テレワークだけはコロナ後も定着していくべきだと思います。

私が本記事を3年前に投稿したのも、コロナが流行るずっと前から、経理はテレワークやったほうがいいと強い確信をもっていたからです。

今一度そのことを思い出し、まだこの波に乗れていない「取り残され感」「諦め」を感じている中小企業や小規模会社の経理職の方々も諦めずにテレワークのことを前向きに考えていただければ、と願ってやみません。

 

もう手遅れかもしれないけどテレワークしたい経理職の方へ

総務省はじめ、働き方改革、オリンピックを見据えて、明るい未来のためにこれまでテレワーク普及に尽力してきた業者の方々・・・さぞ無力感を覚えてしまったことだと思います。中小企業勤務で会社でテレワークの必要性をただ一人訴えてきた立場なので、そのお気持ち察するに余りあります。。

この記事を最初に投稿したのは2017年だったので、経理でのテレワークは遥か遠い存在でした。

テレワークは一部の先端的な企業またはIT企業が試験的に導入しているイメージがあり、 私が働いているような中規模の事業会社には 全く関係がないものだと思っていました。

しかし、ここにきて状況が一変しました。とにかく現実を乗り越えるためにあらゆる企業の経理職の方はテレワークを考えなければならない局面にいると考えられます。

経理職、経理部でテレワークをする上での課題を、経理職としてじっくり考察していきたいと思いますのでお読みいただければ幸いです。

 

 

大企業じゃない中小企業や製造業は本当にテレワークできない?

できないと言って何になるのでしょう。普通にできますから。

新聞報道でよく見かけるような「ペーパーレス化できない」「社内規定がない」「現場は大混乱、結局は出社せざるをえない」「承認の仕組みがない」「セキュリティが心配」「技術的に分かる人がいない」のような問題は、結論からいえば、どうとでもなります。これらがテレワークをしない理由にはなり得ないということです。

とはいえ、製造業や中小企業でテレワークができない、と多くの経営者や社員、従業員が思い込んでいることがとても厄介です。

経営者や幹部の「ウチはできない、やらない」に何の論理もないと分かっていながら、経理を含む事務系職種、オフィスワークの人間は、ただジレンマを抱えて出社し続けるしかないのでしょうか?

 

テレワークを導入する部署はまず営業部から、という会社が多い?

テレワークの課題を考える上で、このような話もよく聞きます。なぜ営業なのか?

オフィスにいなくてもパソコンがあれば仕事が完結するか環境というと、案外外回りが多い営業職の方が実現が早いはずです。そもそも出張や直行直帰で、オフィスに顔を出さなくても仕事ができるのが営業職の強みですからね。経理などと違って特殊なソフトを使うことがないというのもあるかもしれません。

これに加えて、テレワークを導入しやすい会社は、「事務系で、同じ職種の社員を大量採用する業種」の会社が多いと考えられます。営業部員を沢山抱えている会社つまり商社であったり銀行であったり、ITサービスを手掛ける会社です。各担当社員の業務分掌が明確で内部統制システムが盤石な会社は、誰がどの業務をやっても仕事の質がさほど変わらない都合上テレワークも非常にやりやすいと思います。

ちなみに、そういう会社は業務管理が厳しいゆえ仕事の評価も定量的なものになりがちで必然的に競争やノルマが強いられる側面もあったりなかったりして離職率も高かったりするようです。経理として働きやすいのがどういう会社であるかは何とも言えませんが・・・

 

中小企業・製造業はなぜテレワークできない・しにくいか

中小企業の製造業(の事務職)などは、先ほどの例と対極の存在にあります。事務部隊が少数先鋭で、かつ職種、職能に多様性があるので、仕事の中身が一人ずつ違いすぎるという具合です。仕事がほぼ個性で成り立っているという有様なのです。経理も例外ではありません。

RPA導入を検討した時も最終的にこれがボトルネックになりました。

要するに誰が何の仕事をしているかよくわからず会社も把握しておらず、まずテレワークどうこう言う以前の内部統制上の課題がゴミ屋敷のように横たわっているわけです。しかしそれを今更どうにかしようなんて、内部統制が形骸化して人材がいない中小企業では、誰にできるというのでしょう。経営者、管理職、平の社員のうちの誰かが本当にやるのでしょうか。会社はあなたの仕事がそもそも何であるかさえ知らないのですよ。

テレワークするかどうか決めるのは会社だから何もしなくてもいい。そう思ってる方も多いのではないでしょうか。でも自分の身を自分で守るためには発想の転換も必要です。すなわち、自分だけがテレワークできればそれでいいんじゃないか?と考えるのです。きっと、ほとんどの方もそう思っているはずです。つまり自分の経理としての仕事をどうすればテレワーク対応できるかを考えれば、今はそれで十分です。そして上司なり会社なりに報告すれば、あとは話が早いと思います。大切なのは、多少なりテレワークの具体的で正確な情報を、知っておくことです。

 

一番簡単なテレワークはメールを自宅PCでも見れるようにすること

近頃、この「メールだけテレワーク」の会社、とても増えています。なんちゃってテレワークテレワークもどき、などと巷では言われています。

今は非常事態なので、どんな方法でやるにしろ、強行突破することに価値があります。スピード命です。

gmailなどのwebメールを使ってもいいですが、会社のメールは通常、POP、IMAPなどの仕組みを利用しているため自宅でメールを見ることはできます。ここらへんはテレワーク導入のための敷居が低いかと思います。会社にいる人とファイルの受け渡しをやりながら仕事をするだけでも大部分の仕事ができる人には向いていると思います。

 

次に簡単なのはリモートで会社のPCを遠隔操作できるようにすること

経理だと会社のPCがデスクトップの方も多いでしょう。しかしノートであっても会社のPCを家に持って帰っても、会社の社内ネットワークに入れないとできない仕事はあります。バックオフィス部門が使うような給与・会計などの基幹システムの利用もそうです。

これに対しては、一番手っ取り早い方法は遠隔リモートで自宅のPCから会社のPCを遠隔操作で動かせるサービスを利用することです。これは、いわゆるリモートデスクトップ接続とも言われるものです。

リモート接続ができるサービスを利用すれば、会社の自分のPCを直接動かせるので、そこにインストールされている基幹ソフトを動かせたり会社のネットワークに入ることもできますし、リモート中のファイルは、リモートの外(端末)に持ち出せないような仕組みになっています。

 

これらのサービスを手掛けているのは海外企業が多いですが、業界リーダーのTeamViewer、を始め、LAPLINK14、googleが手掛けるChromeリモートデスクトップ、Citrix Receiver VNCCONNECTなどがあります。

国内でも大手通信会社、ITサービスを手掛ける企業(NTTや富士通他)は同様のサービスを展開しています。USBスティックを指すだけで使える、アプリをダウンロードするだけで使える、1ライセンスで月1000円ぐらい、といったような導入の敷居が低そうなサービスもあります。

↑の情報はコロナ以前から紹介してきたものですが、コロナ後にも各企業から、新たなリモートサービスが続々と出てきております。

中でも、NTT東日本が提供している「シン・テレワークシステム」というサービスは、特筆すべきものだと思います。

「シン・テレワークシステム」は無償で利用することができ、暗号化やセキュリティについても、他の会社の有料のサービスと遜色がない、あるいはそれ以上に安全な設計になっているようなので、どの会社の方でもおすすめできると胸を張っていえるサービスだと思います。

ただ、中小企業でITに疎い社員たちがどれぐらいのITの知識があれば利用できるのかについてはまだ何とも言えないのですが、とにかく、コロナ以後、大手企業がこのようなサービスを善意で展開していること、無償でも安心して使えるしっかりしたリモートサービスもあるということは、知っておいて決して損はないと思います。

 

 

 

一人でテレワーク強行突破するなら

繰り返しますが経理はテレワーク可能な職種だと考えております。

決して個人プレーによる強行突破を勧めているわけではありません。しかしながら、やむに已まれずとなった場合においても、テレワークで社内での個人評価が下がらないようにするためには、下記のポイントは抑えておきたいところです。

・今の環境で利用できるツールをとにかく最大限活用する意思を見せる(私物スマホ、家のPC、リモートデスクトップサービス、TV電話アプリやクラウド使えるものは全て投入する)

・在宅でも会社と同じ仕事ができることを主張する。必要であればPCの操作ログを記録してレポートにできるようなフリーソフト等も使う。それを勤怠管理に使えば問題ない旨も説明する。

・自分が出社できないことで他の人に影響が出ないように配慮するという旨を強調。

 

経理テレワーク化のボトルネックは紙の証憑書類だけ

経理における決算業務というのは、決められた財務会計のルールに基づいて処理をしていく分には、コミュニケーションを取らないとできない作業というのはほとんどありませんので、本来最もテレワークに向いている職種の一つだと思われます。

ただしパソコンの作業がほとんどとはいえ、一人で大部分の経理をやっている上に、文書管理的な仕事もしている場合、紙の書類を扱う作業が少なくないという現実もあります。

 

一昔であれば、「事務のおばちゃん」や「一般職OL」がやってくれていたような雑務も多分にあると思います。郵便を開封したり、回ってきた書類をチェックしてファイリングするような仕事などは。中小企業ではそのような雑用だけやってくれる事務員は絶滅寸前なのでそこらへんのこまごましたことも自分でやらなければいけません。

この書類整理問題をどうにかしない限り、本当の効率化は実現できません。紙媒体をリアルタイムでデジタルに変換してくれる作業をしてくれる人間が必要になります。

これに対する現実的な対応策としては、「スキャン作業だけ手伝ってくれるパートさんを雇う」が理想かと思います。一方、今いる社員で、書類スキャン係を誰かにやらせるなんて、現実的ではありません・・・このご時世、そういう仕事を特定の社員に命じるのはパワハラ(過小な要求)に該当してしまう危険さえあるのです。

とはいえ、全ての取引先に、郵便(紙)を送るな、とお願いするのも現実的ではありません。まだRPAも出る幕はありません。

(だからこそ、外部の労働力リソース「パートさん」を使うのはアリだと思います・・・)

 

ただし、それも難しいという場合には・・・私は次の方法を考えました。

それは、経理に必要な「証憑書類」は、かならずしも紙の原本がなくてもいい(コピー、PDFを印刷したもの、FAXでもいい)という側面に着目するのです!

 

具体的には次で説明します。

 

実はFAXが経理テレワークの鍵・ブレークスルーとなる可能性を秘めている

FAXの歴史は古く、実はモールス信号みたいなのでドット絵を描くような仕組みなので電話より30年も早く発明されていたようです。(1843年)

私はこの豆知識はよく知っててことあるごとに披露してしまいます。

経理では決算を早くやりたくても請求書が揃わなくて苦労することがありますが、この請求書の到着というのが、「締め日を過ぎてから到着までの間に金、土、日を挟むかどうか」が結構重要ということが最近分かってきました。たとえば金曜日に郵便を発送すると、月曜日についていることが多いので、時間ロスがなくて大変有利なのです。逆に月曜日に郵便を投函すると、それが最終集荷時間を過ぎていたら、翌日火曜日の配送になり、届けられるのはさらにその翌日の水曜日になります。これだけで丸二日間、ロスが出てしまいます。

このような、「郵便の制約」はFAXで解消されるパターンが多いでしょう。経理でFAXが主役級に活躍するのは、請求書の到着をギャップレスにしてくれる最強通信インフラだからです。末締めの会社では、月が始まると他の会社から続々と請求書が送られてきますが、スピーディーな意思決定が求められる経営環境下では、経理の業績確定日数も極限まで早くすることを求められますので、請求書はできるだけ早くチェックできるに越したことはありません。

FAXの請求書は、原本の請求書と同じ効力を持っているとされてますから、FAXの請求書さえ手に入れば、納品書等と照合させて金額が確認できるなら、原本の紙の請求書さえ必要ありません。むしろ請求書の送付なんてFAXオンリーにしてくれた方が助かるぐらいです。あとから原本が届いてもそれをチェックして差し替える作業が面倒くさいだけですから。

オフィスにある複合コピー機は、今時のものであれば、ネットワーク接続されていて独自にメモリのサーバーを持っているタイプのものがあります。そういう複合機であれば設定をすれば受け取ったFAXデータが全てPDFで会社の個人の端末から見れるネットワークフォルダの中に保存されていくように共有することができるんです。

このFAXの便利な側面に着目して、先ほどのリモートデスクトップ接続によってFAXのデータを外部から閲覧できれば、経理の決算作業のうち、リモートが難しいと思われた「請求書を見て経費を計上する」という作業についても、実はリモートでできることになります。(※ネットワーク接続されている複合機でFAX送受信できるものに限ります)

しかもこれはスキャンする手間がいらないのです。最初から画像データとなって入手できてしまうのですから。ただFAXの解像度では、電子帳簿保存の要件を満たせないと思いますので、そのまま電子帳簿として流用することは難しいと思われます。将来また法律が緩和されるかもしれませんが。

取引先から全ての請求書をFAXで貰うためにはあらかじめそのように通知する必要があるかと思います。

「働き方やテレワークに向けて、FAXデータの電子化共有の取り組みを行うので、請求書は絶対にFAXで下さい」と、丁重な文章で一筆書いて郵送すれば、ほとんどの会社は、案外協力してくれると思いますよ。

会社に届く郵便の請求書の束は、私のオフィスの机の上に山積みに積んでもらってかまいません。抜け漏れがないかは最後にまとめて確認すればいいでしょう。なにせほとんどはFAXで計上済みなので心配ありません。

よくFAXすでに他の先進国では化石化してて未だに使われている日本が珍しいというような記事を目にしますが、むしろ請求書や注文書、納品書など証憑書類が、個人のメール宛ではなく、会社宛てに「紙」となってギャップレスで届く、というのはメリットがとてつもなく大きいという事実はあまり知られていないかもしれません。

経理が提案する理想の請求書・・・FAX+QRコード

経理職として緊急提言を申し上げます。

請求書の受け取り方法は、テレワークのことを考えてもFAXは悪くないツールだと思います。ログイン&ダウンロードなど論外。メールもどちらかというとまどろっこしく、面倒です。郵便も大量ですと開封するだけで半日作業になることだってあるのです。

そして経理職は実は請求書の中身などあまりいちいち見ません。ただ中身の主要なデータだけを、効率的に抜き出せる仕組みがあれば、大変助かります。

中身の全てのデータを、とは言いませんので、せめて会社名と、金額と、振込先の口座情報だけが取得できるような、大きいQRコードを請求書に埋め込んで印字できるような仕組みぐらいなら、定着させられないでしょうか?大手の会計ソフトあたりが、足並みを揃えてやってくれれば一気に普及すると思うのですが・・・

この規格化された情報のQRコードが請求書に印字されていれば、各社各様の請求書でも、受け取ったFAX請求書を並べて、バーコードで次々にスキャンしていくだけで、振込用データぐらいは一瞬で作れるというようなことが可能になるはずです。それだけでも画期的だと思うのですがいかがでしょうか・・・

 

その他の経理の作業のテレワーク化

話が脱線してしまいましたので、再びテレワークに戻ります。

支払・決済業務(財務業務とも言う?)はテレワークできない、ということはありません。ネットバンキングを利用することができますし、権限設定も細かく設定できます。

約束手形等はいまだに紙での手形にこだわっている会社は少ないと思いますが、可能な限り「でんさいネット」に変えていきましょう。メリットしかありません。でんさいをやるには取引先の協力が必要ですが、このご時世ですから、大方は同意いただけると思います。

 

こまごました経費・旅費の精算は・・・テレワーク化しようと思えば、まぁできなくはないでしょう。領収証は各自でスキャンし、メール添付、上長にCCを付けてメール送信し、それを確認してOKなら、リモートでネットバンキングで振込・・・と。経理側でも上司が確認し承認ボタンを押すようなフローにしておけば問題ありません。

経費・請求書の費用もリモートで計上でき、決算で残すところは、各部門の在庫の情報ぐらいでしょうか。まぁそれぐらいはメールやりとりで何とかなるでしょう。

口だけテレワークにご注意

テレワーク導入には、テレワークに対する経営者のマネジメントコントロールの意識が重要といえます。テレワーク導入はトップダウンの力が必要で、ボトムアップ的なアプローチはやや難しいとされています。とはいえ、口だけはテレワークをするといいながら、実際にはテレワークする気が一ミリもない経営者も非常に多いのも現状です。

「テレワークしたい」と訴えるのもいいでしょう。しかし、言うからには、自ら進んでやる姿勢・アピールも必要かと思います。

その上で、私見ではありますが↓のランクでテレワークに対する本気度が×に該当する会社の方は、あまりテレワークに過度な期待を持たれない方がいいかと思われます。。。残念ながらあれこれ検討しても労力が無駄に終わってしまうかもしれませんので。

 

レベル6制度ありき・・・◎ 大企業なら別に凄くもないか

レベル5実現ありき・・・◎ やっただけマシ

レベル4お試しデモ中・・〇 本当にやろうとしてるだけマシ

レベル3やると言った・・× 言うだけはタダだが実際にはやるつもりなし?

レベル2検討中・・・・・× もうその段階はとっくに終わってていいはず

レベル1ウチはやらない × 検討さえしない・・・それで本当にいいのか?

 

レベル1の会社で働いている方は・・・このサイトをお読みくださっているぐらいですから、なにかしら思うところはあるものとお察します。せめてレベル2に持っていく機運を作りましょう。話はそれからです。

といってももう機運はかつてないほどに高まっています。ここまで来てテレワークできない会社は、別の意味で問題がありそうです。

 

なぜテレワークに固執するのか

世の中の急激な変化に対応できない会社は淘汰されるということです。

経理ですから継続企業の前提という使命のためにもテレワークについて考えるのは必然だと思いますしどんな会社の経営者もテレワークを本気で考えなければいけないと思います。

・・・と以前までは思っていましたが、今はそういうフェーズさえもとっくに過ぎ去りました。今はとにかく全てがコロナのためです。人間の命と健康が掛かっています。これ以上の理由はありません。安心安全第一です。

 

それから私は働くということに対して常にネガティブな考えの持ち主なのですがもしかしたらそれは今の働き方に問題があるせいなのかもしれません。 働き方そのものが180度転換した時、 今の感覚だったら「それって働いてるって言えるの!?それで給料もらえるの?!最高じゃない?」と思うような働き方でもしっかりした給料がもらえて、ストレスなく人間らしく楽しく働ける未来があるのであれば私は働くことをもっとポジティブに考えるようになるだろうと思います。

 日本の多くの企業がこのようなテレワークの働き方を導入した未来を想像すると、働くことはそんなに辛いことじゃないかもしれないとふと希望が見える時があります。

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Author : モメン

アニマル好きな経理職。クールに装いながら、たまに新聞記者並みに時事問題とか語りたい系。

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