経理あれこれ

【経理ハック】残高確認書発行は、もちろんエクセル【ただしコピペ一発で】

投稿日:2018年4月11日 更新日:

どうモメンです。

本日は経理職でおなじみの年1,2回程度の行事【残高確認書の発行】にまつわるあれこれについて。

残高確認書とは、会社で計上されている債権債務の計上額が本当に正しいかどうか担保を取るために、取引先に証明書を書いてもらうものです。一般的には、こちらから返信用封筒を同封して取引先に送り付けて、証明書を回収します。

この手続きは、経理としては、決算手続きの一部であるというより、社内に対する内部統制の徹底・けん制の意味が強いようです。営業部が売上に関して不正を行っている場合、この残高確認を取ることで、おのずと事実がバレてしまうということです。

 

この残高確認書の発行ですが、大企業はシステムから自動で発行する機能があるのかもしれませんが、中小企業の使っている会計システムではそういう機能はオプションになってしまうので、エクセルで発行している会社も多いのではないでしょうか。

 

私もエクセルで発行しています。といっても、会社名や金額など、テンキーで打ち込んだりはしません。

昔はやってましたが、経理の仕事をやる中で、だんだん面倒くさがりになってくるため、おかげでエクセルスキルが上達してきて今ではエクセルのシートの一か所に一覧データを張り付けるだけで数十社分の残高確認書が一瞬で発行できるようなフォーマットを自製できるようになり、業務が楽になりました。

 

需要があるかは分かりませんが、このようなエクセルシートの作り方をざっくり、わかりやすく書いておきます。

①残高確認書のひな型になる「見本シート」を一つ作る

②会計システムから取ってきた「会社別・残高一覧表データ」を新しいシートに張り付ける。会社名は略称じゃなく正式名称で。

③↑②のデータの頭に行を挿入し、会社ごとに「1」から始まる連番を振っておく

ここからが本番です。

④↑③のデータを、ピボット化し、ピボットテーブルのフィールドで、「1」から始まる連番の行を「フィルター」として選択する

⑤フィルターになった部分を適当にクリックしてから、「ピボットテーブルツール」→「分析」→「ピボットテーブルのアイコンのボタンの下にある▼のツマミを開ける」→「オプションという項目の横にある▼をクリックする」→「レポートフィルターページ」という項目が出たらそこをクリックします。

すると、「番号が名前になったシート」が「1」から始まる連番の数だけ、できあがりました。これが最重要ポイントです。いわば、家を作ってあげたわけです。番号のシート名は表札です。

 

⑥「番号が名前になったシート」を一括選択して、①で作ったひな型のデータを全てのシートに貼り付けます。

⑦ひな型のあまり目立たない隅っこに、「シート名の数字を表示させる関数」の式を入れます(これが結構ややこしい)。

これで「1」というシートのひな型文書の隅っこに「1」という数字が表示されるようになりました。

⑧次は、先ほど作ったこの「1」という数字を検索値として、VLOOKUP関数で、②のデータシートから、1という連番の行に入っている「会社名」「金額」のデータを残高確認書ひな型の文書の中の「会社名」「金額」の場所にめがけて飛ばしてくることができます。

 

とにかくvlookup関数を使いこなせると、経理は飛躍的にエクセル技術が上がります。

私の方法では「1」から始まる連番のシート名を必要な数だけ作っておく、というのが最大のポイントでした。手作業で作ってもいいのですが、シートをたくさん作って名前を書いていくのは結構面倒臭いんですよ

 

作成時間としては、慣れればゼロから作っても20分ぐらいです。もう紙を見ながら金額を打ち込む時代には戻れないかもしれないですね。

 

新社会人にいきなり「そのやり方って効率悪くないですか?」と指摘される日が来たら、降参ですがね。

 

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