経理あれこれ

FAXは経理では通信インフラとして主役級の活躍。請求書専用FAXが欲しい!

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よく日本でガラパゴス化している現象として、二つ折り携帯電話(ガラケー)が有名でしたが、FAXもそうだと聞いて驚いた記憶があります。

海外でFAXは通信インフラとしてかなりレトロな感じになってしまっているのでしょうか。

 

FAXの歴史

 

FAXの歴史は古く、実はモールス信号みたいなのでドット絵を描くような仕組みなので電話より30年も早く発明されていたようです。(1843年)

私はこの豆知識はよく知っててことあるごとに披露してしまいます。

 

経理でFAXが大活躍の理由

 

経理でFAXが主役級に活躍するのは、請求書の到着をギャップレスにしてくれる最強通信インフラだからです。末締めの会社では、月が始まると他の会社から続々と請求書が送られてきますが、スピーディーな意思決定が求められる経営環境下では、経理の業績確定日数も極限まで早くすることを求められますので、請求書はできるだけ早くチェックできるに越したことはありません。

 

FAXの請求書の効力

 

FAXの請求書は、原本の請求書と同じ効力を持っているとされてますから、FAXの請求書さえ手に入れば、納品書等と照合させて金額が確認できるなら、原本の紙の請求書さえ必要ありません。むしろ請求書の送付なんてFAXオンリーにしてくれた方が助かるぐらいです。

もし、これがメールだったら、何か不都合があるのかというと、FAXと比べてめちゃくちゃ不都合というのは実はそんなにないんですが、印刷しなければならない「手間」が一つ入ってしまうぐらいですかね。続々と来る大量のメールを一つでも見落としていないか確認する手間もありそうですね。

事務員の誰かが、メールを開封して請求書だけ印刷して私の机まで持ってきてくれる、というなら楽なんですけど。

 

FAXなら誰かが私の机まで持ってきてくれる

 

一番のメリットはこれです。FAXが会社に唯一ある複合コピー機と一体になっているので、複合コピー機はみんな頻繁に使いますから、その都度FAXが来ていたら、中身を軽く確認して「請求書」と書かれてあれば、私の机にそっとみんなが置いて行ってくれるんです。しかも、みなさん「面倒くさい」と思わず、何の気なしに親切にやってくれますよ。それがとてもありがたいのです。

 

FAXが要らなくなる時

 

請求書などの証票類については、まだまだ電子化に課題が多く残ります。携帯電話の利用明細と同じように、ネットでログインしないと請求書が閲覧・印刷できない会社も出てきましたが、経理にとっては、全ての会社がこれを導入すると、1日中ひたすらネットで取引先の会社のそれぞれのネットの請求書発行ページにログインして請求書発行ボタンをクリックという作業を100回も200回も繰り返さないといけない悪夢の時代が到来してしまいます。

何としてでも請求書電子化は、「会社HPへのログイン」作業なしで実現できるようになってほしいですが、現状はそれよりもFAXが便利すぎるので、むしろ「請求書専用FAXを作る」とか、「FAX送付が前提の請求書の様式」みたいなのを法整備してくれたらなと思うぐらいです。

 

請求書専用FAXが欲しい。キングジムさん、キャノンさん・・・

 

机の横に置いておきたい。あとFAX送付案内を付けるの禁止。「会社名」「担当者の名前」「連絡先」がないものは無効になって送信ができない、みたいな仕様を希望。あと、「届いているかどうか」の電話確認もしなくていいような機能つけてくれたら。

 

それから、FAX受信機にスキャナが付いてて、FAXデータを全部パソコンに流し込めるようになってたら完璧かな。あとはパソコンが自動で会計処理はやってくれるということです。

 

どこか作ってくれませんかね

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