経理あれこれ

【経理ハック】どの経費精算システムでも使える経理の裏技

投稿日:2024年3月1日 更新日:

どうモメンです。

経費精算システムで経費処理していますが、とある裏技を思いつきました。

これらのシステムは、どこの会社でもなかなか使いこなすのに苦労している方が多いと聞きます。

某経費精算システムもそうですが、かなり導入が大変で、実運用開始してからも、慣れるまではトラブルがないか確認するのに必死でゆっくり運用オペレーションを工夫する余裕がないかと思います。

私はすぐ慣れてしまって、「こうすればもっと楽だな」と日々、試行錯誤で色んなことを試しております。

その中で今回の超裏技を思いつきました。

絶対使った方が良い「支払依頼」機能

精算システムは、営業部員がレシートなどを集めて交通費を申請・精算するためだけのシステムだとよく思われますが、

経理が受領したあらゆる会社の請求書を経費計上し、まとめて総合振込データを作成するのにも使えます。

一般的にこういう機能を何と呼ぶのか分からないのですがここでは「支払依頼機能」としましょう。

私は製造業でほぼすべての会社の請求書を、経理(一人)で受領しておりますが、この支払依頼機能をフル活用しております。

また電子帳簿保存法も対応した精算システムを使っているため、受領請求書は全件、スキャナ保存しています。

「レシートとかをスマホで撮ったら金額が出てくるだけだよね?」と聞かれますが、レシートだけじゃなく、A4の紙の請求書も、スマホで撮って保存すれば、立派なスキャナ保存になるんです。このスマホカメラでいつでもどこでも撮れる、というのが某システムの真骨頂だと思います。わざわざ複合機まで行ってスキャンする必要はないのです。

 

会社ごとのインボイス番号の下4桁を、そのまま支払先コード&科目コードにしてマスタ登録すれば超絶楽楽!

 

ずばりこれが裏技です。支払先コードを検索する手間がなくなり、科目コード(※勘定科目コードのことではなく、経費精算システム内で、「交通費」などの項目を、会計システムの勘定科目コードを紐づけるための設定コードのこと)も、最初だけ手間がかかりますが、会社の数だけ作ってしまえば、同じように検索する手間を省略できるのです。

これは「請求書の振込先がいつも同じ、請求先ごとに買うもの(勘定科目)も毎月だいたい同じ」という条件下では非常に有効です。

経費精算システムが、T番号を自動で読み取るOCR機能がある場合、取り込んだ請求書を伝票に呼び出すと、システムが判定したT番号も同画面内に表示されているかと思いますので、それを見ながら、その下4桁と同じ番号を、何も考えずに「支払先コード」や「勘定科目コード」のところに手で打ち込むのです。(さすがに自動では入らない)

これができれば、わざわざ別ウィンドウを開いて膨大なリストからコードを探す必要がなくなります。インボイス番号を目視で見て、それを打ち込めばいいのです。これをやって初めて、インボイス制度って便利だなと思いました・・・

 

(もしかすると、インボイス制度以前に似たようなことを思いついてやっていた人は、「口座番号」もしくは、「電話番号」などで、コード作りをしていたのでしょう・・・電話番号を顧客先コードとして登録みたいなのはよく聞きますよね)

T番号のランダムな下4桁の数字が重複してしまう確率はわずかにありますが、体感的に、100社登録して2組あるかないかぐらいではないでしょうか(AIに聞いてみたところ確率は0・04ぐらいと言ってました・・・)

気の遠い作業ではありますが、地道に、これを取引がある会社の数だけ作ってしまうと、後々非常に経費計上作業が楽になります。

(毎月、新規の取引先企業が激しく入れ替わるような業種では難しいと思います)

この裏技を使うと、ユーザーが経費内訳を選択するという作業はなくなる

たとえば、とある〇〇株式会社(インボイス番号 T〇〇〇〇1112)から、1000円の請求書を受け取ったとして

「〇〇株式会社 文房具代 1000円」

と通常であれば、「支払先コード」「科目コード」を各自で選択し、システムへ入力するところを、何も考えずに、インボイス番号と金額だけを見て、「1112 1112 1000」とコードと金額だけ入力すれば、それだけで処理が完結します。

ロボットのように、ただテンキーだけを打ち込むだけの作業です。訓練したサルなら、できてしまうかもしれません。

インボイス番号読み取りだけは目視?、と思いきや、最近の経費精算システムは、スマホなどでパシャっと撮って画像を登録すると、「会社名、金額、インボイス番号」はOCRで読み取ってくれて伝票上に表示してくれますので、AIの目が探してくれます。

こうして、経費計上は完全自動化の一歩手前の自動化までは可能になるのです。

ただ、これらはあくまで経理が自分用に使うための裏コードとして使いましょう。

 

それでも経理はなくならない

「経理業務」はなくなると思いますが「経理」は存続するでしょう。

自分で財務諸表を携えて税務調査を受けたり銀行融資を取り組んだりできる社長がいる場合には不要になるかもしれないですがある程度の規模の会社になると、まずそれは不可能です。人事労務も同じかと思われます。

某経費精算システムのCMを見ているとつい経理の仕事ってアレ(精算)しかないのかと思われてしまいますが、アレは経理の仕事の中で「面倒なだけで付加価値が低い業務」の筆頭だったので、「システムを入れて楽になった分、経理の人間はより付加価値の高い業務に従事できるという」図もどこかに入れてほしいとおもいます。

とはいえ仕事が楽になることが気に食わない人というのは、世の中にはいるらしいのです。そういう人たちを刺激しないように、「楽になった」とあまり口にしないほうがいいのかもしれません。嘘でも「他の難しい業務に集中できるようになってやりがいを感じる」ということを言う必要があります。

経営者にしてみれば「従業員がサルでもできるような楽な作業だけして働いているのは本音では気に食わない」ものなのです。

ただ試行錯誤を繰り返して、実証を重ねて、本当の効率化まで辿り着いた過程は、評価してほしいと思いますがね・・・

便利なシステムを入れても、それを本当に使いこなすのは、簡単にやっているように見えても、簡単なことではありません。

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