どうモメンです。
本日は、共有フォルダー内のファイル整理に関するあれこれについて。
経理の仕事をしていますのでエクセルもよく使いますが、パソコンのローカル保存は一切せず全てのファイルは共有ファイルの中に保存していて誰でもアクセスできる形で保存しています。
さらに普段使うエクセルファイルを全てハイパーリンクを埋め込んだ「リンク集」のシートを作ってデスクトップに保存しタスクバーにピン止めしています。
この「リンク集」ファイルが一つあるだけで、違う部署の無数のフォルダの奥深くに保存されたファイルであっても、一覧表リストの中にまとめて、ワンクリックで起動できるので便利です。
これにより私が普段仕事で主に使うファイルは１年間を通じてだいたい25個前後でほぼ完結しているということが分かりました。経理として自分だけが使っているファイルや、外部アクセスしなければならないホームページリンク、庶務的な住所録管理ファイル、他部門が作成しているファイルなど多岐にわたりますが、「仕事で主に使っている」といえる各ファイルを、「ハイパーリンク」を通じて一覧で揃えることができたわけです。
ハイパーリンクを活用すれば、どこに保存されているファイルでも自由自在に並べ替えができるため、自分独自の「目次・インデックス」が作れるため、こうしたものを社員が個々で好きに活用すれば、「共有ファイル内のファイル保存ルールの運用」などにあまり神経質にこだわる必要はないのかもと思うようになりました。
そもそも共有フォルダは、不特定多数が使うストレージですから、ファイルの保存が自分の思い通りにならなくてもしょうがないと割り切った方が気が楽です。あとは各自が使いやすいように、工夫すれば済む話ですからね。
とはいえ、ファイル保存方法にも若干のテクニックがあって、月ごとに新たなファイルを追加していく場合などは、「４月」「５月」とフォルダを追加していくよりは「２０１８年」という名前のフォルダに、「４月〇〇データ」「５月〇〇データ」とファイル名をきっちり揃えて同じフォルダ内で貯めていくほうが、エクセルのハイパーリンクとの連動はしやすくなりますね。
このようにして、自分だけが使いやすいようなリンク集を作ると、日々の仕事も心なしか楽チンになりました。なにせ「1年分の経理の仕事に必要なエクセルデータがだいたい25個で完結している」ことが分ったからです。これが多いか少ないかは別として、一人経理が抱える永遠のテーマ、「経理の仕事の標準化」にだいぶ近づけた気もします。
将来誰かに仕事を引き継ぐことを想定したとして、「経理で使うファイルはここに全てリンクでまとめてあるから。リンクの番号順に別シートに手順書を書いてあるから分からなかったら読んでね」とその手順書付きリンクファイルを一つ渡せばラクラク引継ぎも完了ということです。
ところで私は経理の仕事をしていますが社内IT担当も「にわか」でやっているので管理者権限でアクセスができます。
よく共有フォルダー内のファイル整理についてあーだこーだと上司から命令が出ますよね。
何がどこにあるか誰でも分かる形で保存しろ、ルールを決めろというように。
そして結局複数の人間が関わる収集が付かなくなるから、特定グループの人だけが編集権限を持ち他の社員は閲覧のみにしようという風な取り決めが出来たりするわけです。
それがコロコロと変わって「この人も追加で」「この人も追加で」と結局はたくさんの人がアクセスできないと支障を来すような状態になってしまったり。
共有フォルダーに関しては、どんな状態であることが正解かというものはなく、その時その時で求められるニーズを満たす状態が実現できればいいものと思っています。
社内の要望が出れば基本的に応じるという姿勢でいるため、共有フォルダー全体の管理の方法については、「無茶な使い方をしている」人に注意をするぐらいでそれ以上の介入は行っておりません。
とはいえ、一つあれば良いファイルを、「保存・閲覧用フォルダ」みたいなところに無駄に複製して保存するパターンが多いのですが、これが悩みの種になっています。
経理では、よく業績や見込み資料を出す時に似たような資料を「複数パターン」か用意しなければならないことがありますが、そこからあまりも変更に次ぐ変更があった場合、すでにある何種類もの資料を上書きしていかなければならず、ファイル保存にとても気を使います。
あとから必要になった時、どれが最新版か分からなくなったりすることもしばしばです。
よくファイルの後ろに日付を入れて保存することがありますが、他の人から見て一目瞭然でどれが最新版か分かるということにはならないでしょう。
この共有フォルダのファイル整理に関しては、各部門でもたびたび問題視されるトピックのようで、「一見整理されていない」ように見えれば、間違いなく幹部は「ここは全然整理できてないじゃないか！」と得意になって注意しはじめます。
理由は簡単で、大事なものが乱雑に保存されている状態を目の当たりにしたら、「なんとかしろよこれ」と口をついて言わないでいることの方が難しいからです。
私は自分が上司だったらきっと同じように言っただろうなと思います。そのため、社会人として働いていると、たいがい「一見整理されているように見せるノウハウ」は自然と身に付いたりするものです。（中には全く身に付かない人もいます）
ところで、一見整理されていないように見える共有フォルダでも、各担当者が、自分用にやりやすいファイルを集めたフォルダの中に元データのファイルを入れて運用している場合は、担当者から見ると十分整理されている状態だったりするわけです。よその人間から目的のファイルを探すのが大変だとクレームをつけられたため、しぶしぶ保存閲覧用フォルダに全く同じファイルを複製して置いておくという方法を取ることもありますよね。
しかしこのようなやり方は、わりと危険で理にかなっていません。たとえ最新版を保存したつもりでも変更があった際の上書き保存等をやり忘れてしまうリスクが必ずあります。気を付けていてもこういうことは起こります。
このリスクを避けるため、社内のデータ共有にもあえてメールだけでデータの受け渡しをすることを好む人もいます。
メールは法的にも証拠能力が高く外部の人間とデータをやり取りするのには最強ですが、社内のちょっとしたデータの受け渡しも全てメールでしたがる人はちょっと厄介です。
そういう人の場合、メール受信ボックスが何十ギガクラスになるため、受信ボックスそのものを共有ドライブに割り当てていたりして、それがまた全体の容量を圧迫するようになってしまったりするのです。
とはいえ業務上それが必要なら仕方ないと思います。他の人たちが強力しあって保存データを圧縮してもらうしかありませんね。
まぁファイル保存あれこれについては、個々の創意工夫によって解決できることも多いですから、最終的にハイパーリンク集の作成は是非おすすめです。
