経理あれこれ

【経理ハック】他人の作ったエクセルファイルに辛抱強く我慢しない【介入】

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どうモメンです。

合言葉は「わずらわしさは上流で食い止めろ」です。

 

経理職をしていますが、にわか社内IT担当も兼務してきたためエクセル関係で直面する課題については、経理にとっては常に頭の痛い問題が多いです。

この職種に限らず他人が作ったエクセルファイルって使いにくいことが多いですよね。

・末尾1行追加してSUM抜け

・セル結合した上からテーブル化

・小計行を作ればいいのに電卓叩いて合計数字を手入力

・とにかくシートが増えまくる、それぞれフォームが崩れて集計作業が職人技の領域

 

よく誤字脱字がある文章、汚い字で書かれた文章は読む気がしないという人がいますが、エクセルに限った話ですとこういうデータばかり送り付けられた時、私もそれに近いものを感じます。

この仕事をしていますとどうしても決算に必要な情報データをエクセルの形で貰うことが多い都合上、他の人が作ったエクセルファイルに文句を言う機会は必然的に多くなります。

最初は下っ端としてすごく遠慮していてエラー修正など文句の一つも言わずにそのファイルを使っていましたが、ある時から馬鹿らしくなり、使いにくいと思うエクセルファイルは積極的に担当者に直接連絡して電話による口頭支持で修正を依頼することが最近は増えました。

「あ、もしもし誰誰さんですか?今日頂いたファイルなんですが、こっちで修正しておきましたので、ラウンド関数で少数点2桁以下は切り捨てて貰うようにお願いしますね、必ず送り返したメールの添付ファイルから続きを作成してくださいね」

地道にこういうやりとりの繰り返しが経理職としてのモメンの仕事になってきつつあります。面倒くさいですが後々助かることがよく分かっているので。私だけが助かるのではなく会社にとっても恩恵はあると思いますよ。

ですが、あまり過度に注文を付けすぎるとエクセルに並々ならぬこだわりがあるクセの強い人と敬遠されてしまうのも癪ですね。決してそういうつもりでやっているわけではないので・・・

 

経理として使いやすいデータは、そのままでデータベースの要件を満たしているリスト形式で欲しい情報が全て、必要か必要でないかにかかわらず全て補完されているデータなのですが、人間が作ったデータでこの要件を満たしたデータファイルというものをモメンの会社ではほとほと見かけたことがありません。

これに関しては、アクセスの知識があるかどうか、エクセルでもピボットテーブルやテーブルを普段から使っているかどうかで、人によってエクセルスキルのバラツキがとても大きいということがだんだん分かってきました。

もっと早く気付いて入れば苦労は少なかったのかもしれないですが、私自身のエクセル技術がまだ未熟なので何をどうすれば良くなるか、というのは当時の知識レベルでは、「なんとなく私はそう感じる」という程度の思いつきでしかありませんでした。

経理としてキャリアを重ねてきた今では分かります。みんなが利用しやすいエクセルファイルの作るためには、とにもかくにも知識としてのルールを最初に知っておいてもらうことは大事だと思います。

私にとっては日々多くのエクセルデータを扱う機会が多い中で中で徐々に感覚として掴んだものと、グーグル検索や本で読んだ知識がうまく重なって正しい理解に繋がったと思いますが、それでも外から学んだ知識がほとんどですので、他の人にもきっと理解してもらえると信じて、これからは教育をしていこうと考えています。

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