どうモメンです。
本日は久々に経理ハックネタを。
【経理ハック】というジャンルは私モメンがオリジナルと自負しております。当ブログでは経理ハックに関する記事をコツコツと積み上げております。
経理といっても仕事の内容は、簿記・会計をアカデミックに追及する高尚な次元から、巨大エクセルをいじくる仕事から、データ入力の仕事や伝票整理やファイリング、果ては社内便利屋IT屋的なお仕事まで多岐にわたります。
経理とエクセル
経理はエクセルと相性のいい職種でありまして、詳しくは下記の記事でも過去に紹介しています。
↑で経理はずばり〇〇労働だ！と結論を述べたわけですが・・・
実際のところはエクセル技術も日々研鑽を重ねるうちにやることがなくなっていくというジレンマを抱えているのも経理の特徴かと思います。
でも最終的に、そのエクセル加工データの先にあるものは、結局は経理計数に繋がる情報であり、経理が分かる人間が色んなデータを扱うからこそデータを強力な武器にできるという側面もあるのです。
そこで早く経理として効率的にエクセル作業を進めるために有効な経理ハックネタについてご紹介したいと思います。
vlookup関数とは
具体的な使い方は別サイトなどが詳しいですからそちらを参考にしていただいて、いかに経理にとって相性がいい関数であるか説明していきます。
vlookup関数は経理になった最初に日に誰かに教えてもらっていたらどんなに良かったかと思う関数です。
人間の集中力のリソースには限りがあり、使えば使うほど摩耗していくのです。集中力を使わないとできない作業をいかに極限まで減らすかが、経理としての腕の見せ所でもあります。
A列で「製品名」をリストから選べばB列やC列に「製品コード」や「単価」などが自動で表示されるというようなアレです。
if関数やsumif関数など経理として習得したい関数は色々ありますがvlookup関数は汎用性が高く一番便利な関数だと思います。
エクセルにおける「名寄せ」、と呼ばれる作業をご存じでしょうか？
とある顧客名簿を想像してください。
違う担当者がそれぞれ作った社内の顧客情報にAさんが作ったリストとBさんが作ったリストが存在するとします。それぞれお互いに重複や歯抜けがあります。Aさんが作った資料の方が件数は多いですが、Bさんの資料はところどころやけに細かく住所や主要取引先も載っていたりいなかったり・・・
この際、リストを作り直して一つに統合してしまおう、となります。
そこで仕事を振られた新人君が、統合の方法を検討してみるわけですが、とりあえず二つのリストを印刷して、両方を見比べて、両方あるものは蛍光ペンで色を塗っていって・・・というようなことをやり始めました。
すかさず声をかけずにはいられません。「こういう作業は、時間をかけずに一発でできるんだよ」と最初に教えておくのは親切というもの。
しかし相手が年配の社員であれば何も言いません、、、丸1日かけようが1週間かけようが、、、そっとしておきましょう。自らもいずれそうなる時がくるかもしれませんから・・・
このように二つの資料の、片方の情報をもう片方へ紐づけていくような作業は名寄せであって、これらは全てvlookup関数を使うことで自動化することができます。
このようにvlookup関数は、人間の集中力リソースに依存しなくてもエクセル作業ができる画期的な関数だと思います。
vlookup関数は、閉じたファイルにも使えるのもgood
ファイル間を横断して使える関数として、vlookupの良いところは閉じたファイルからも情報を取ってこれることです。
indirect関数などは、開いている時じゃないと取ってこれないのですがif関数やvlookup関数は、閉じているファイルからも情報を取ってこれる貴重な関数です。
ちなみに、office365からはxlookupという新しい関数が使えるようになって、さらに便利になっているようですよ。
ただ、vlookup関数が登場したのも比較的最近なので、それ以前からエクセルを触っていた方はif関数で同じようにできるんじゃないの？と聞かれます。
そういう時は、「そうなんですよvlookupの方が後から登場して、今はこっちが定着してるみたいですよ」と適当に答えておきます。
ここまで力説しても頑なに興味を示さない人がいる
そういう人とは、ぶっちゃけ一緒に仕事したくない・・・・が本音ですよ。
5分でできる作業を3時間かけてやる方が正しいのだと、それで果たして多くの人が納得するでしょうか？今はもうそういう時代じゃないですから・・・割り切りも重要です。
vlookupの先の次なる進化版は？
vlookupについて力説してきましたが、これで終わりではないと考えてます。
vlookupを朝飯前のように使えるようになると、だんだんセルの中に数式を書くこと自体が、まどろっこしくなっていきます。
そうなってくると次に目指すべきはパワークエリの世界です。
パワークエリが何か一言で説明するなら・・・・「魔法」です。
いずれ経理ハックとして、紹介したいと思います。
