どうモメンです。
中小企業で経理をしております。
本日は話題の、電子帳簿保存法について解説します。
一番手っ取り早い対策は、システムを入れることです。
とはいえ中小企業では、デジタルはなお及ばざるがごとしでお手上げ状態です。
結論からいうと事務規定を作って、「日付、会社名、金額」をファイル名にして「共有サーバー」内の保存で全く問題なし
検索性の確保って、要するにエクスプローラの検索バーにキーワード打ち込んでファイルがヒットするように保存してれば問題ないってことです。
誰もが絶対守らねばならない、絶対遵守のファイル命名ルールを作ることです。全員がアクセスできる共有フォルダの一番上に、電子取引専用ファイル保存専用フォルダを鎮座させましょう。
フォルダ名の頭に♯★○●◁◾️などの記号をつけるだけで、あら不思議、ファイル名で並べ替えたら00や01より確実に上に表示されます笑
★電子保存
フォルダを作りましょう
なお、この手の★飾りをやるとナンバリングにうるさいシステム担当者がブチ切れる場合がありますので、よくよく注意しましょう。私は誰かが★より上に来る♯などの記号を使ったらブチ切れます。
まぁ、電子保存フォルダを作っても、それがどこにあるか分からないと、誰も保存してはくれません。それでは意味がないですからね。一番上にあっても全然おかしくないと、経理としては思います。
訂正削除防止の事務規定は作らないといけませんが、国税庁のひな形をそのまま使えます。
中には規定をすっとばして、いきなり運用だけやってる会社もあるんじゃないでしょうか。内部統制が形骸化した中小企業あるあるですね。
ちなみにエクセルで台帳管理もしなくていいと思います。基本的に日付＆会社名＆金額をファイル名にしていれば、それだけでかなりの情報量があります。
たとえば、「会計伝票番号なんかを、ファイル名に入れたほうがいいのでは」という意見もあるかもしれませんが、「日付」「会社名」や「金額」という情報そのものが、ある程度、そこから会計伝票を探す上で重要なインデックス情報になるため、間接的に情報はきっちり紐づいていると証明できるとも考えられます。そのため、日付、会社名、金額をファイル名にするだけで、十分だと思います。
あとフォルダをやたら作りたがる人いますが、私はああえて「検索性を確保することが何より重要。ファイル名ルールさえ守れば、たった一つのフォルダにあらゆる全てのファイルを突っ込んでも問題ない。検索すればいいだけなので」と説明しました。
やはり他の人は、不自然に思えるらしく、「もうちょっとフォルダを分けた方がいい」と言って聞かないので、しぶしぶフォルダを分けることにしました。
年寄幹部連中への説明が大変すぎた
経営者や幹部に説明しましたが、絶望的なまでに、理解してもらえませんでした。
「とにかくこの法律は実務上とても重要で、社会的にもインパクトが大きい。経理以外の人間にも、分かってもらわないといけないことだから、今こうやって説明しているんですよ」と言うようなことを必死で喋った記憶があります。
その後に社内説明会もやりましたが、現場担当者には比較的すんなりと、理解してもらえました。
ついでに、「政府の方針もあって、こういう電子化の流れは多方面でもバンバン来ると思う。大変だけど、ウチみたいな中小企業でも、ちゃんと対応していかないといけないようになってきたということだと思う」
というような個人の感想を、吹き込んでおきました。
「面倒だけど、協力せざるをえないか」とだけでも思ってくれればいいかなと、思いました。
以下は、ウチの会社の話ではないのですがネットとかを読んでいて思った、電池帳簿保存法に関する頭の痛い「勘違いネタ」を紹介します。
「2年間猶予になったよね」
違います。
要約するとこうです「義務化はする。できない場合は税務署に理由書いて届け出を出せ。でも、そういうがちゃんとできなくても、2年間はペナルティないよう配慮する」
こういう措置のことを、正しくは「宥恕（ゆうじょ）措置」と表現します。
これを読んで「じゃあ2年間、何もしなくていいんだ」と読み替えるのはさすがに無理があります。
多くのまともな経理がいる会社は2022年1月義務化で準備をしてきて、正式に運用にこぎつけていると思います。
「これタイムスタンプ必須だよね」
違います。
それは紙の書類をスキャナで取り込んで保存する時だけです。
電子取引データを保存する場合は、要件が緩く、専用システムやタイムスタンプがなくても、「削除防止の規定」さえ作れば、あとはただデータで保存すればいいだけなのです。
「紙に印刷すればいいだけじゃない？」
それは根本的に違います。
いずれの場合でもデータで受け取ったものはデータで保管することが義務です。
「別に紙で印刷してたってバレないよね」
そういう問題ではないということだと思います。
もし必要な書類が適切に保管されていなければ、税金面でペナルティがあるのです。
ここまでのやりとりは、まだかわいいものです。
うちの年寄幹部連中から飛び出した驚きの発言は・・・・
「こんなの誰もやらんでしょ」
・・・・
つべこべ言わず
言われたとおりに
やれ
この
○ゲ！
電帳法、インボイス制度・・・経理は大変になっていく
次に恐ろしいのはインボイス制度ですね。
今からちょこちょこ事前予告をしながら、この○ゲ爆弾を炸裂させていくのが楽しみです。
経理職としては、爆弾を抱えて仕事をするのは、よくないことです。本質さえ理解していれば、自分の中にだけ正しさを持っていれば、もうそれだけで充分です。他人のことなど、気にしてはいけません。
たとえ、問題が起きても、ちゃんと話を聞かなかった人たちが悪いのです。
